IPS позволяет упорядочить хранение документов путём размещения их в электронных архивах. Помимо упрощения процедуры поиска и классификации документов такой метод хранения облегчает управление правами доступа к документам, т.к. права можно назначать не на каждый документ в отдельности, а на все документы того или иного архива. Кроме того, на архивы утверждённых документов можно назначать контроль наличия определённого набора подписей, которыми должны обладать документы для регистрации в таких архивах. Также любому архиву можно назначить набор атрибутов, которые автоматически будут добавляться документам, регистрируемым в этом архиве.
В IPS архивный модуль не является обязательным, поэтому документы могут располагаться вне архивов. В этом случае контроль прав доступа, подписей, атрибутов и пр. осуществляются ядром системы на основании общих правил работы с информационными объектами.
Также в комплект поставки системы входят
модули интеграции с MS Office, предоставляющие следующий функционал:
- доступ к командам IPS непосредственно из редакторов MS Word и MS Excel;
- запись различной информации из базы IPS в файлы документов MS Office (значения атрибутов, информацию о подписях и пр.);
- индексацию документов MS Word и MS Excel для поиска документов по их содержимому;
- подсистема рецензирования документов с использованием встроенных средств MS Office.